除单位委托的统一存档尚能及时更新员工工作内容外，大多数个人档案的“主人”从未或很少对自己档案中的工作经历等内容做及时更新。一些个人档案中，除了走出校门时的一张毕业证外，工作以后取得的学历、各种鉴定材料等重要信息都没有更新记载。这其中的主要原因就是存档人员不知道档案能“升级”。
人事档案的有效性是依靠内容的不断补充和更新来保证的。其内容中，尤以工作表现、业绩考核、职业道德、继续进修、奖惩记录等方面的情况，最能反映档案持有人的个人经历，并对其职业发展规划产生重要影响。职场人员应对此给予关注，及时到人才市场完成变更工作。
一般情况下，职场人员可持自己的“进步”证明，如新的学历证书、职称资格等，及时到人才市场更新人事档案。这些材料包括工作以后取得的履历，考察、考核鉴定,学历学位,培训证书，职业(任职)资格考试，专业技术(职务)职称，个人科研学术水平，表彰奖励等材料，或者招录、聘用、公开选拔和竞争上岗、转正定级、任免、调动、退(离)休、军转安置、辞职、辞退等工作中形成的材料，党、团组织建设工作中形成的材料，出国(境)材料等。将这些零散的材料归档，让自己的档案更丰富，在以后新的单位调阅时，能全面地了解到档案所有人不断进步的一面。
